Versión 4 del manual de contrataciones en el extranjero de la Acffaa – Parte 2
Continuación de la Parte 1
maquina-de-combate.com – Las contrataciones de bienes y servicios en el mercado extranjero requieren de la elaboración de las bases del proceso. La base es el documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por el Comité, donde se especifica el objeto del proceso de selección, las especificaciones técnicas de los bienes o términos de referencia de los servicios, las condiciones a seguir, el proyecto de contrato, los derechos y obligaciones de las empresas participantes, postores y del futuro contratista.
De no encontrar observaciones al expediente de contratación remitido o delo contrario, una vez levantadas las observaciones, el Comité procederá a finalizar la elaboración de la base. Como mínimo, las bases deben contener el objeto de la contratación, calendario del proceso, requerimientos técnicos mínimos (RTM), lista detallada de la documentación de presentación obligatoria, medios para presentar la propuesta y formas de comunicación, garantías, penalidades, solicitud de declaración jurada de compromiso a realizar compensaciones industriales y sociales offset por el 100% del valor adjudicado en caso de obtener la buena pro del proceso, solicitud de declaración jurada de compromiso con las obligaciones de catalogación, un documento que acredite al representante legal de la empresa, método de evaluación yy calificación de propuestas.
Previo a su aprobación el instrumento legal que aprueba las bases deberá cntar con el visado del órgano de asesoría jurídica de la entidad o de la Acffaa, las bases deberán ser aprobadas por resolución del titular de la entidad o a quien se le delegará tal función, para contrataciones a cargo de la Acffaa se parueban las bases mediante resolución jefatural o por resolución de quien se le haya delegado tal facultad. El comité deberá usar las bases estandarizadas aprobadas por la Acffaa.
Proceso de selección
La fase de proceso de selección empieza con el registro en el Seace (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado), el cual se realiza a ravés del módulo del Régimen Especial (RES) fuera del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado cuando la contratación atañe al sistema de seguridad y defensa nacional. el registro es responsabilidad del Comité, pudiendo tener la asesoría de un órgano competente de la entidad o de la Dirección de Procesos de Compras de la Acffaa.
Acto seguido, el comité procede a realizar las invitaciones a potenciales proveedores para su participación en el proceso de selección en un plazo máximo de dos días hábiles tras haber registrado el proceso en el Seace. Las cartas de invitación pueden ser enviadas por correo electrónico, courier o fax, dejando evidencia de su envío en el expediente de contratación. Las cartas deben tener adjunto las bases aprobadas.
La empresa invitada adquiere la calidad de participante, la cual pierde si expresa su decisión de no participar o si no remite su compromiso de confidencialidad hasta antes de la presentación de ofertas. En caso el expediente de contratación haya sido calificado como ‘secreto’, el comité puede remitir las invitaciones a través de las delegaciones diplomáticas de las empresas acreditadas en el Perú o a través de las respectivas agregadurías de defensa del Perú en el extranjero. La información secreta tiene su propio compromiso de confidencialidad, el cual debe ser firmado antes del registro como participante.
Los plazos de los procesos de contratación en el extranjero se computan en días hábiles, desde el registro en el Seace hasta el perfeccionamiento del contrato. el plazo excluye el día inicial e incluye el día de vencimiento. El plazo máximo para la presentación de propuestas será de cinco días hábiles, el plazo entre la recepción de propuestas y el otorgamiento de la buena pro será de cinco días hábiles, de requerirse más tiempo debe ser fundamentado por el comité.
El plazo para que un proveedor realice la entrega de un bien o ejecute un servicio será establecido en el contrato en días calendario. Los bienes y servicios deben tener una garantía técnica mínima d eun año, salvo que la naturaleza del bien o servicio y/o el mercado imponga plazos distintos, los cuales deben ser debidamente sustentados.
El plazo del proceso de selección en sí no deben exceder los 30 días hábiles, contados desde el día siguiente del registro en el Seace hasta el otorgamiento de la buena pro. Un plazo mayor debe ser informado por el Comité a la entidad o a la Dirección de Proceso de Compras de la Acffaa
En el caso de contrataciones bajo la modalidad de proveedor único, el procedimiento no debera exceder de 10 días hábiles, contados desde el día siguiente de la invitación al proveedor hasta el consentimiento del otorgamiento de la buena pro.
Los postores pueden realizar consultas para aclarar las disposiciones contenidas en las bases. De presentarse alguna consulta, el comité debe responderla conforme al cronograma establecido y comunicando la respuesta a todas las empresas invitadas. Aquellas consultas sobre las RTM deben ser trasladadas por el comité a la entidad o a la Acffa, segùn corresponda.
Una vez comunicado el pliego absolutorio de consultas a los participantes o si éstas no se hubiesen presentado, se procederá a la integración de las bases, convirtiéndose las bases en las reglas definitivas del proceso, las que deberán contener los cambios producidos a consecuencia de la absolución de consultas.
La presentación de propuestas técnicas y económicas se realiza en un solo sobre cerrado conteniendo ambas propuestas, en original y copia. El Comité puede aceptar la presentación de ofertas en consorcio, si así lo prevén las bases y si todas las empresas del consorcio han sido invitadas al proceso. El acuerdo de consorcio debe ser presentado al momento de presentar las propuestas.
La participación en un consorcio no implica la obligación de crear una persona jurídica diferente y los miembros del consorcio no pueden presentar ofertas por separado ni conformar más de un consorcio en un proceso de selección de item único. Si se tratase de varios items, los postores pueden participar de diferentes consorcios para cada item.
El participante que presenta una propuesta adquiere la categoría de postor y la pierde si la propuesta es declarada no admitida. En caso retire su propuesta, ya no podrá presentar impugnación alguna.
Los documentos que conforman la propuesta deben estar debidamente suscritos por el representante legal de la empresa, con sello de la empresa, foliados, rubricados en cada página, sin presentar enmendadura o borrones. En caso de consorcio, los documentos serán suscritos por el representante legal común del consorcio.
Las propuestas deberán contener la información solicitada en las bases, en idioma español, la información técnica que acredite el cumplimiento de las RTM. Información contenida en folletos, manuales, catálogos, páginas web oficiales, certificaciones o similares pueden ser presentado en inglés. Información en otro idioma debe tener necesariamente la traducción simple al español. La entrega de propuestas puede ser presencial o por courier a la mesa de partes designada, para ello no se requieren de poderes especiales de acreditación sino de documento de identidad, carné de extranjería o pasaporte.
El acto público de presentación de propuestas se inicia cuando el comité empieza a llamar – ante notario público – a los participantes para que entreguen sus propuestas en el orden en que fueron invitados. Si no está presente, se verifica su la propuesta ha sido recibida vía courier en el plazo establecido, de no ser así se le dará por desistido. Debe estar presente en el acto un representante del órgano de control institucional o uno de la inspectoría de la entidad, son invitados ambos. Para contrataciones a cargo de la Acffaa, se requiere de la presencia de un representante de su órgano de control.
Una propuesta es admitida si contiene todos los documentos de presentación obligatoria y si cumple con los RTM. Tras su declaración de ‘admitida’, la propuesta es sujeto de evaluación.
Las propuestas deberán ser rubricadas por el notario publico para dar fe del acto público.
En este acto se abre la propuesta técnica de cada empresa para verificar el cumplimiento de las RTM y la presentación de documentación obligatoria, dándose lectura al monto ofertado por cada postor. Aquellas propuestas que cumplen con lo solicitado son admitidas.
Si las RTM son muy complejas y el comité requiere de mayor tiempo para verificar su cumplimiento, en el acto se verificará la documentación de presentaciòn obligatoria y se dará por recibida si está conforme. POsteriormente, en acto privado se verificará el contenido de los RTM y de estar conforme se dará por admitida y se comunicará el resultado a los postores como primera actividad durante el acto público de otorgamiento de la buena pro.
En el otorgamiento de la buena pro se dan a conocer los resultados de la evaluaciòn técnica y económica, otorgando la buena pro al postor que haya obtenido el mayor puntaje final (combinado).
Si alguna propuesta presenta error material o formal que no altera el contenido esencial de la propuesta, se comunicará al postor y se le da´ra un plazo máximo de tres días hábiles para que subsane las falencias. En el caso de la oferta económica solo serán subsanables los errores de foliación, sello y/o rúbrica. Cuando se trate de ofertas a precios unitarios y exista diferencia entre estos y el monto total, el comité podrá hacer las correcciones aritméticas. Igualmente en caso de diferencia entre el monto ofertado en números y letras.
Continuará en la Parte 3
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