Versión 4 del manual de contrataciones en el extranjero de la Acffaa – Parte 1
– Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas del Perú
– Ejecución de planes estratégicos de compras
maquina-de-combate.com – La Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas del Perú, Acffaa, ha publicado la cuarta versión de su Manual de Contrataciones en el Mercado Extranjero. La actualización de los procedimientos para los procesos de selección con proveedores extranjeros es producto del esfuerzo del grupo de trabajo nombrado para tal fin.
El Manual de Contrataciones en el Mercado Extranjero MAN-DPC-001 – Versión 03 se había aprobado mediante Resolución Jefatural N° 121-2017-ACFFAA y de la misma manera que la nueva Versión 04 (aprobada por la Resolución Jefatural N° 109-2018-ACFFAA de fecha 13 de julio de 2018) abarca a los procesos de compras que llevan a cabo la Acffaa y los órganos del sector Defensa bajo su competencia: Ejército del Perú, Marina de Guerra del Perú, Fuerza Aérea del Perú, Escuela Nacional de Marina Mercante, Conida, Dirección General Previsional del Ministerio de Defensa y el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.
El principal objetivo de la Acffaa es planificar, organizar y ejecutar el Plan Estratégico de Compras del Sector Defensa (PEC). La agencia elabora anualmente la Lista General de Contrataciones Estratégicas (LGCE) y la Lista General de Contrataciones Estratégicas Menores (LGCEM), ambas de aplicación para procesos que requieren la búsqueda de proveedores extranjeros. Un segundo objetivo de la Acffa es la búsqueda de estandarización y homogeneización en las compras militares, donde sea aplicable.
En el caso de contrataciones a través del programa Ventas Militares al Extranjero (FMS) del gobierno de Estados Unidos, los procesos son organizados y ejecutados por los Comandos o Direcciones Generales de Logística o Material de cada entidad, debiendo informar semestralmente a la Acffaa sobre el estado de los mismos.
Para adquirir un sistema de armas que no esté bajo el ámbito del Sistema Nacional de Proyectos de Inversión, la Acffaa deberá designar una Comisión de Estudio Técnico Operacional o CETO que estará inbtegrada por oficiales especialistas propuestos por la entidad generadora del requerimiento. De ser necesario, por la complejidad de los objetos contractuales, se podrá contratar a expertos independientes para aserorar al CETO.
En los procesos de contratación se deberá incluir en los contratos una Cláusula de Catalogación OTAN para que los contratistas entreguen los números OTAN de Catalogación y los datos técnicos necesarios para la identificación completa de los artículos objeto de la contratación. De no ser ello viable se deberá exigir los números de parte, datos del fabricante o diseñadores y la documentación técnica del material para su correcta identificación.
Las contrataciones no superiores a diez Unidades Impositivas Tributarias (UIT) las realizarán directamente las entidades como compras directas.
Fases de la contratación en el mercado extranjero
Las compras en el mercado internacional se llevarán a cabo en tres fases secuenciales: Fase de Actos Preparatorios, Fase de Proceso de Selección y Fase de Ejecución Contractual.
Fase de Actos Preparatorios, que comprende desde la elaboración del requerimiento (especificaciones técnicas o términos de referencia) por parte de las entidades, hasta la aprobación de las Bases.
El área usuaria es responsable de determinar con claridad y detalle las especificaciones técnicas o términos de referencia o código de la ficha técnica vigente de los bienes, servicios o consultorías a contratar. Deberá establecer las condiciones de la contratación: plazo, forma, lugar de entrega, garantía técnica, forma de pago, fecha de internamiento requerido, entre otros.
La Dirección de Catalogación de la Acffaa verificará la idoneidad de los requerimientos presentados por la entidad y si es aplicable, generará una ficha técnica para estandarizar las especificaciones técnicas de los bienes, si es que no se ha hecho ya.
Si se requiere la contratación de una marca o tipo de producto determinado, se debe establecer la correspondencia en un proceso de estandarización debidamente sustentado.
Para la aprobación del expediente técnico se debe contar con el visto bueno de la Acffaa.
Los procesos de contratación en el mercado extranjero vinculados a la defensa y seguridad nacional serán incluidos en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de cada entidad bajo la modalidad de Régimen Especial, en conformidad con los flujos establecidos en el Seace (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado), no alcanzándoles las disposiciiones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado al no estar bajo su ámbito de supervisión.
Sobre la base del requerimiento claramente definido, el órgano competente de las entidades o la Dirección de Estudios de Mercado de la Acffaa procederán a realizar el estudio de mercado, debiendo investigar, analizar y evaluar las posibilidades que ofrece el mercado extranjero para determinar si es posible realizar la contratación en el mercaod nacional, el valor de referencia, la existencia de pluralidad de potenciales postores o proveedor único, forma de pago, tiempo de garantía técnica mínima, plazo de entrega máximo, forma y lugar de entrega, condicones y validez de la oferta, información sobre los potenciales proveedores, capacidades de los potenciales proveedores, factores de evaluación, posibles ajustes a las características técnicas del objeto de la contratación, cantidad mínima de compra, reglamentos técnicos, normas metrológicas, normas ambientales o sanitarias, compensaciones industriales y sociales offset por el 100% del valor del contrato, entre otros.
Si antes de la culminación del estudio de mercado se aprueba una nueva ficha técnica relevante, se debe reformular el estudio en base a la nueva ficha.
Para obtener el valor referencial se debe tomar en consideración al menos dos fuentes, incluyendo prioritariamente cotizaciones. También se pueden utilizar precios históricos, estructuras de costos, catalogos, portales de información, entre otros. Si solamente hubiera una fuente se debe justificar ello en el informe del estudio de mercado. el valor referencial no puede tener una antigüedad mayor a seis meses a partir de la fecha de aprobación del expediente técnico.
Las solicitudes de cotizaciones deberán dirigirse a por lo menos tres potenciales proveedores, dentro de los cuales se encontrarán fabricantes del objeto de la convocatoria y sus empresas distribuidoras autorizadas.
De no contar con cotizaciones de los fabricantes o empresas autorizadas por éstos, o si sus cotizaciones presentan condiciones desfavorables, se podrá solicitar contizaciones a proveedores autorizados por la entidad gubernamental de su país de origen, lo cual debe ser justificado en el estudio de mercado. Se deben señalar los motivos por los cuales no se dispone de cotizaciones de fabricantes.
De similar manera, para servicios ante la ausencia de cotizaciones de talleres o estaciones reparadoras autorizadas por el fabricante, se podrá solicitar cotizaciones a talleres o estaciones reparadoras con capacidad para realizar dicho servicio, siempre y cuando tengan la autorización respectiva de la entidad gubernamental de su país de origen.
El valor referencial debe incluir fletes, tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales respectivos y cualquier otro concepto aplicable. El valor referencial es reservado, aunque en condiciones excepcionales puede hacerse público cuando así lo determine el estudio de mercado, lo cual debe ser sustentado. La reserva se mantiene hasta el acto de apertura de sobres.
Continuará en la Parte 2
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